Sở Nội vụ tỉnh hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ phục vụ sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính

Tại buổi hướng dẫn, ông Nguyễn Văn Mạnh, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thông tin: toàn bộ hồ sơ tài liệu giấy và dữ liệu tài liệu số hoá hiện hành của cơ quan, tổ chức phải được thống kê, lập danh mục hoàn chỉnh và xác lập phông lưu trữ kết thúc chậm nhất vào ngày 31.3.2025. Đây là mốc thời gian khóa phông tài liệu để đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ khi thực hiện giải thể, hợp nhất hoặc chuyển đổi chức năng đơn vị hành chính.

Đối với tài liệu hình thành kể từ ngày 1.4.2025 trở đi, sẽ không lập phông riêng mà thực hiện thống kê, phân loại theo hình thức ước lượng hoàn chỉnh, dựa trên phương pháp lập bảng kê tổng hợp tài liệu. Tài liệu này sẽ được đưa vào phông lưu trữ tạm thời và tiếp tục theo dõi, cập nhật trong quá trình vận hành bộ máy mới. Việc phân định ranh giới giữa hồ sơ đã chỉnh lý và hồ sơ phát sinh đảm bảo tính logic, thuận lợi cho quá trình quản lý và chuyển giao về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan lưu trữ có thẩm quyền.

Sở Nội vụ cũng cho biết, hạn cuối để các đơn vị bàn giao hồ sơ, tài liệu về Kho lưu trữ cấp huyện là trước ngày 05.5.2025. Sau thời điểm này, Sở Nội vụ sẽ tiến hành niêm phong toàn bộ hồ sơ đã nộp nhằm đảm bảo an toàn, tính nguyên vẹn của khối tài liệu lưu trữ trong quá trình chờ bàn giao cho cơ quan lưu trữ có thẩm quyền.

Buổi làm việc còn tập trung vào các nội dung nghiệp vụ chuyên sâu như: quy trình niêm phong, lập biên bản xác nhận khối lượng - tình trạng tài liệu; hướng dẫn phương án bảo quản, bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị kỹ thuật; tổ chức lực lượng bảo vệ tài liệu; vận hành Hệ thống quản lý văn bản và tài liệu số theo phân vùng dữ liệu của từng đơn vị.