HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG THEO DỖI TÌNH HÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN THEO DÕI HỒI BÁO

I. THEO DÕI XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Người xử lý văn bản biết được Văn bản còn hạn, tới hạn và quá hạn xử lý dựa trên màu văn bản:
✓ Màu đen: Văn bản còn hạn đã xem.
✓ Màu đen chữ đậm: Văn bản còn hạn chưa xem.
✓ Màu đỏ: Văn bản quá hạn đã xem.
✓ Màu đỏ chữ đậm: Văn bản quá hạn chưa xem.
✓ Màu cam: Văn bản sắp tới hạn đã xem.
✓ Màu cam chữ đậm: Văn bản sắp tới hạn chưa xem.
2. Người xử lý văn bản nhận biết được nguồn các văn bản liên thông đến từ các đơn vị khác như:
− Liên thông địa phương : là các văn bản đến từ các đơn vị trong tỉnh.
− Liên thông địa phương hồi báo : là các văn bản đến từ các đơn vị trong tỉnh nhưng có hạn hồi báo.
− Liên thông địa phương cập nhật : là các văn bản đến từ các đơn vị trong tỉnh gửi yêu cầu cập nhật thêm các thông tin cho văn bản trước đó như: trích yếu, tài liệu bổ sung.
− Liên thông địa phương thu hồi : là các văn bản đến từ các đơn vị trong tỉnh gửi yêu cầu lấy lại văn bản đã ban hành trước đó.
− Liên thông địa phương thay thế : là các văn bản đến từ các đơn vị trong tỉnh gửi yêu cầu thay thế văn bản trước đó.
− Liên thông Trung ương : là các văn bản đến từ các đơn vị ngoài tỉnh.
− Liên thông Trung ương hồi báo : là các văn bản đến từ các đơn vị ngoài tỉnh nhưng có hạn hồi báo.
− Liên thông Trung ương cập nhật : là các văn bản đến từ các đơn vị ngoài tỉnh gửi yêu cầu cập nhật thêm các thông tin cho văn bản trước đó như: trích yếu, tài liệu bổ sung.
LTĐP
LTĐP-HỒI BÁO
LTĐP-CẬP NHẬT
LTĐP-THU HỒI
LTĐP-THAY THẾ
LTTW
LTTW-HỒI BÁO
LTTW-CẬP NHẬT
− Liên thông Trung ương thu hồi : là các văn bản đến từ các đơn vị ngoài tỉnh gửi yêu cầu lấy lại văn bản đã ban hành trước đó.
− Liên thông Trung ương thay thế : là các văn bản đến từ các đơn vị ngoài tỉnh gửi yêu cầu thay thế văn bản trước đó.
− Tương tự đối với các nguồn văn bản có màu xanh lá cây là văn bản đồng xử lý tương ứng với từng loại văn bản nguồn
− Ví dụ:
o văn bản đến liên thông xử lý chính từ đơn vị trong tỉnh
o văn bản đến liên thông đồng xử lý từ đơn vị trong tỉnh
3. Đặt hạn xử lý văn bản
− Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phân loại vào sổ văn bản, và chọn Thời hạn xử lý.
− Tùy thuộc vào nội dung tính chất của từng văn bản văn thư chọn thời hạn xử lý văn bản cho phù hợp.Trong trương hợp nội dung văn bản không có yêu cầu hạn xử lý thì văn thư chọn mặc định là 5 ngày kể từ ngày nhận văn bản.
4. Thay đổi hạn xử lý
− Bước 1: Người xử lý chính click chọn gia hạn xử lý chính:
− Bước 2 Điền nội dung lý do thay đổi hạn xử lý
− Bước 3: Chọn Thời hạn xử lý mới
LTTW-THU HỒI
LTTW-THAY THẾ
LTĐP
LTĐP
− Bước 4: Click chọn Gia hạn
Hệ thông sẽ báo thông tin gia hạn thành công và thông tin gia hạn sẽ được lưu ở mục Tiến độ xử lý
5. Theo giõi tình hình xử lý văn bản:
Người dùng có thể theo dõi hạn xữ lý văn bản thông qua màu sắc của văn bản, cụ thể:
− Văn bản hiển thị màu đen: Văn bản còn hạn xử lý lớn hơn 2 ngày
− Văn bản hiển thị màu vàng cam: Văn bản tới hạn xử lý còn 1 ngày hoặc hôm nay là hạn cuối.
− Văn bản hiển thị màu đỏ: là văn bản đã quá hạn xử lý
6. Giám sát tình hình xử lý văn bản
− Bước 1: Chọn mục Giám sát
− Bước 2: Tình hình xử lý văn bản đến:
− Bước 3: Chọn các trường thông tin để lọc văn bản theo Ngày, tháng, năm
− Bước 4: Chọn các mục con để xem chi tiết tình hình xử lý văn bản:
Đã xử lý đúng hạn
Đã xử lý trễ hạn
Chưa xử lý còn hạn
Chưa xử lý quá hạn
Còn 1 ngày xử lý
II. VĂN BẢN THEO DÕI HỒI BÁO
1. Đặt hạn yêu cầu hồi báo:
− Khi Văn thư phát hành văn bản: tại vị trí Hạn hồi báo chọn thông tin ngày yêu cầu đơn vị nhận văn bản hồi báo.
Đặt hạn hồi báo chung cho tất cả các đơn vị
Đặt hạn hồi báo cho riêng từng đơn vị
2. Theo dõi tình hình hồi báo của các đơn vị:
2.1. Theo dõi nhanh tình hình hồi báo của các đơn vị:
Người dùng chọn mục “Văn bản theo dõi hồi báo” : Các văn bản chưa hồi báo sẽ hiển thị ở mục này, trong đó:
− Văn bản hiển thị màu đen: là những văn bản còn hạn hồi báo.
− Văn bản màu vàng cam: là văn bản tới hạn hồi báo (ngày hôm nay đơn vị nhận phải có văn bản trả lời).
− Văn bản hiển thị màu đỏ: Là văn bản quá hạn hồi báo.
2.2. Giám sát chi tiết tình hình hồi báo văn bản của các đơn vị
− Bước 1: Chọn mục Giám sát
− Bước 2: Chọn mục Chọn mục Tình hình hồi báo ( theo văn bản đi) hoặc Tình hình hồi báo (theo đơn vị phúc đáp)
− Bước 3: Lọc Thông tin theo nhu cầu ( theo năm, tháng, ngày,..)
Click đặt hồi báo cho các đơn vị
Chọn hạn hồi báo cho các đơn vị
− Để xem chi tiết thông tin tình hình hồi báo của các văn bản:
a. Click chọn các mục Văn bản đã hồi báo đúng hạn, Văn đã đã hồi báo trễ hạn,….
b. Click chọn vào các đơn vị để mở chi tiết xem danh sách các văn bản cần giám sát thống kê
III. Quy trình thực hiện xử lý văn bản đến có yêu cầu hồi báo
Lưu ý: Đây là quy trình thực hiện bắt buộc để thực hiện phản hồi trạng thái cho các văn bản có yêu cầu hồi báo từ đơn vị ban hành
− Bước 1: Trong mục văn bản chờ xử lý: Văn thư thực hiện Tiếp nhận văn bản ở vị trí:
Kiểm tra văn bản và phân loại văn bản đến.
Thực hiện chuyển văn bản đến Lãnh đạo.
− Bước 2: Cán bộ tiếp nhận văn bản và thực hiện xử lý, soạn thảo văn bản trả lời/phản hồi.
− Bước 3: Cán bộ trả lời/phản hồi văn bản thực hiện chọn vào nút: TRẢ LỜI trên văn bản đến và chọn quy trình văn bản đi.
− Bước 4: Cán bộ thực hiện đính kèm các tệp tin văn bản đã soạn thảo.
− Bước 5: Thực hiện chuyển đến các cấp lãnh đạo xem duyệt văn bản.
− Bước 6: Khi lãnh đạo đơn vị ký số và chuyển đến vị trí văn thư. Văn thư sẽ thực hiện ký số đơn vị hoặc số hoá văn bản và gửi đến đúng đơn vị có yêu cầu hồi báo.

Xem chi tiết tệp tin đính kèm: